أولا ما هي الفعاليات؟
يمكن إطلاق كلمة "فعالية" على أي حدث يحمل طابع جماهيري، سواء على نطاق واسع أو في إطار جماعة محددة وخاصة، فتبدأ من الأحداث الضخمة مثل كأس العالم أو المسابقات الرياضية العالمية، وحتى المؤتمرات العلمية والثقافية (معارض الكتاب الدولية على سبيل المثال)، وكذلك الندوات والبازارات والفعاليات التي تحمل طابع محلي.
ولكل فعالية هدف أو عدة أهداف تسعى إلى تحقيقها، فقد تكون من أجل تحقيق مبيعات وأرباح، أو لترويج فكرة أو منتج معين، وقد تكون لتقديم الدعم والمساندة أو محاولة كسب الحشد على موضوع معين، وهناك فعاليات هدفها خلق صورة ذهنية معينة عن شركة أو جهة ما.. وهكذا باختلاف الهدف يتم اختيار نوع الفعالية المناسبة من بين هذه الأنواع.
إدارة الفعاليات
تتكوّن الإدارة من مجموعة من الوظائف الرئيسيّة وهي؛ التخطيط، والتنظيم، والتوظيف، والقيادة.
تعني إدارة الفعاليات وتنظيمها القدرة على الجمع بين مهارات الإدارة بداية من البحث والتخطيط، ثم التنسيق والتنفيذ، وكذلك مهارات توظيف الأفكار الإبداعية وأدوات التسويق وجذب الجمهور، ويتطلب ذلك معرفة جيدة بنوع الفعالية وهدفها وجمهورها المستهدف، والقدرة على متابعة أدق التفاصيل بداية من الميزانية واختيار مكان الفعالية والمتحدثين وغيرها.
ومن المهم أن تكون الجهة المسؤولة عن إدارة الفعالية قادرة على فهم طبيعة المجال وإجراء التحليلات سواء للجمهور المستهدف والمنافسين، وكذلك تمتلك أدوات التنفيذ من علاقات مع متحدثين لديهم خبرة وسمعة جيدة، وأيضا الخبرة في استخراج التصاريح من الجهات المعنية، وتوفير المعدات والأجهزة ومتابعة الجوانب اللوجيستية، والقدرة على إدارة الميزانية. ولذلك، من الصعب أن تقوم جهة بتنفيذ الفعاليات وتصميمها دون الاستعانة بمتخصصين.
كما يشمل مفهوم إدارة الفعاليات امتلاك القدرة على تنظيم أي فعالية ليشمل المهارات الشخصية والخبرة التعليمية، فهو يجمع ما بين الإدارة بكل تحدياتها، وكذلك توظيف عناصر الإبداع في الحدث، وفهم مبادئ التسويق والدعاية، وأيضا مراعاة الجوانب التقنية واللوجيستية، وهو ما يجعل مهنة إدارة الفعاليات مرهقة في بعض الأحيان، على قدر ما تحمله من متعة.
